O cadastro de funcionários é uma obrigação legal do setor de recursos humanos, prevista na CLT, com grande importância estratégica para a empresa. Usando o cadastro será possível identificar e delinear os perfis dos melhores colaboradores. Também avaliar as características dos profissionais mais produtivos e ainda criar políticas de valorização, retenção e atração de talentos para a empresa.
Mas para tirar proveito de todas essas vantagens é preciso saber como fazer um cadastro de funcionários eficiente, veja a seguir como fazer um cadastro completo.

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Como fazer o cadastro de funcionários

A CLT mostra três opções para registro dos empregados, que são:

• Livro;
• Ficha de cadastro de funcionário;
• Sistemas eletrônicos.

Os dois primeiros modelos são processos manuais e exigem um tempo maior do setor de RH. Contudo, por meio de sistemas eletrônicos o cadastro poderá ser automatizado, diminuindo o tempo gasto e aumentando o desempenho de recursos humanos.

Independente do modelo adotado, o cadastro é feito utilizando, em geral, 5 passos:

• A coleta das informações. Pode ser feita diretamente com os colaboradores ou com os órgãos responsáveis pelas informações;
• A verificação das informações. Importante para garantir que não hajam erros ou falsificação nas informações;
• O registro das informações. Sempre levando em consideração meios específicos descritos na lei;
• Apresentação das informações. Nessa etapa é importante que o meio escolhido seja de fácil acesso, facilitando a gestão de RH;
• Atualização das informações. Necessária periodicamente, levando em conta que os profissionais podem mudar de endereço, casar ou mesmo conquistar uma nova formação.

Como estamos falando sobre a administração de pessoas, é importante que os dados coletados sejam armazenados com a possibilidade para que recebam atualizações frequentes. Isso garante a segurança das informações.

Nota: um registro desatualizado torna as informações obsoletas e sem utilidade para quem o acessa.

Qual é o melhor modo de cadastrar funcionários

Como vimos, há basicamente três formas de fazer os registos dos funcionários, duas manuais e uma eletrônica. Contudo, quando falamos sobre modelos de registros eletrônicos as opções ficam as mais diversas possíveis.

Muitas empresas decidem investir em softwares ou serviços de contratação online. Contudo, é possível fazer o cadastro dos funcionários de maneira segura, eficiente e econômica, utilizando uma ferramenta comum dos escritos: O Excel.
O uso do Excel facilita o registro em todas as etapas. Além de tudo, o programa também conta com a possibilidade de utilizar campos pré-preenchidos para automatizar o processo. Tem mais, as informações estarão em uma modelo digital, muito mais acessível e seguro que os outros modelos.

Vantagens de utilizar planilhas para fazer o registro e cadastro de funcionários

O uso das ferramentas digitais traz benefícios para a empresa: a digitalização dos processos tradicionais, a redução de custos, a diminuição do tempo gasto com atividades corriqueiras e tantas outras.
Por exemplo, no setor de RH as tarefas burocráticas e repetitivas poderiam levar horas, até mesmo dias para serem concluídas. Então, utilizando algumas planilhas o setor poderá fazer a administração de pessoal completa com muito mais facilidade, trazendo diversas vantagens para a empresa.

Como as informações ficam disponíveis em um lugar fácil de acessar, você e a sua equipe de RH terão muito mais agilidade nos processos. Essa otimização terá impacto direto em todos os outros processos do setor, uma vez que a equipe estará livre para cuidar de outras atividades.
Segurança das informações e agilidade nos processos. São duas grandes vantagens.

Agilidade nos processos repetitivos

A atualização manual do cadastro de funcionários poderia levar dias para ser concluída dependendo do volume. Tem mais, caso os dados necessários estejam em arquivos e pastas físicos, será preciso buscá-los manualmente, uma informação simples e que pode ser de difícil acesso dentro da empresa.
Uma planilha de cadastro de funcionários em Excel permite que o registro e a busca das informações sejam agilizadas. Assim, o setor ganha velocidade e liberdade para trabalhar em outras tarefas que precisem de maior foco intelectual.

Capacidade de trabalhar com maior volume de informações

Coletar e usar grandes volumes de dados ajuda na solução de muitos problemas internos.
Por exemplo: correlacionando diversas informações é possível encontrar qual é a região da cidade que gera maiores atrasos e assim definir novos horários para colaboradores desses locais. Também poderá identificar quais são as formações mais eficientes dentro do time de funcionários

Uma planilha de registro é usada para cruzar os dados dos empregados, e os gestores podem usar essas informações para elaborar estratégias, identificar padrões e corrigir problemas.

Segurança das informações

Esse é outro ponto importantíssimo: com as informações registradas em uma planilha eletrônica os documentos podem ser salvos em um servidor de backup, trazendo segurança para todos os dados coletados.

Além de tudo, como os documentos estão registrados em Excel o espaço necessário para o backup será minimizado, quando comparado com grandes sistemas. E isso tem impacto direto nos HD’s e no espaço físico necessário para que esses dados sejam preservados.
Falando em termos práticos, em um HD pequeno o bastante para ser guardado em uma gaveta é possível registrar informações que precisam de salas inteiras de espaço, caso fossem registradas em meios físicos.

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