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Use a matriz GUT e saiba como facilitar as etapas do seu planejamento

A matriz GUT é uma ferramenta que ajuda a identificar e resolver problemas. O primeiro passo consiste em organizar as informações de modo que você visualize quais são as questões mais urgentes dentro da sua empresa.
Problemas acontecem todos os dias, contudo, a resolução deles precisa ser priorizada, de modo que as atividades da empresa possam fluir. Um erro de cálculo na folha de pagamento normalmente irá representar um problema muito mais latente do que uma pia entupida no banheiro do térreo, por exemplo. Embora as duas situações merecem atenção.

Com este artigo pretendemos demonstrar para você as principais funções de uma Matriz GUT e o relacionamento dela com outras ferramentas de gerenciamento organizacional, como por exemplo: a análise SWOT, o diagrama Ishikawa, o ciclo PDCA e mesmo a planilha 5W2H.
Neste post trazemos informações sobre matriz GUT para te apoiar na transformação do conhecimento em resultados para seu negócio.

Como fazer e qual é o conceito por trás da matriz GUT?

Desenvolvida por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, dois especialistas em questões organizacionais, a matriz GUT surge para hierarquizar os problemas de uma empresa, embora ela também possa ter uso doméstico.

Para os autores o primeiro passo na resolução de um problema será sempre contemplar quais são os elementos que constituem esse problema, e assim eles descobriram que todo problema é composto por três características:

  • Gravidade, ou seja, o alcance do problema dentro da empresa e quantas pessoas são influenciadas por ele, por exemplo um erro de cálculo que irá atrasar o salário de muitos colaboradores.
  • Urgência, portanto, o “prazo” que esse problema apresenta antes que a situação fique mais complexa, por exemplo um boleto que precisa ser pago antes de gerar multa.
  • Tendência, a probabilidade que este problema tem de se repetir ou até mesmo gerar um hábito viciado nos processos da empresa, por exemplo um colaborador insatisfeito que pode diminuir a motivação dos companheiros de equipe.
matriz gut conceito gravidade, urgência e tendência
Conceito de Gravidade, Urgência e Tendência – Matriz G.U.T.


Com a junção das três características nós formamos a sigla GUT e segundo essa teoria nós podemos posicionar qualquer problema dentro dessa lógica de modo a criar uma hierarquia para as resoluções da empresa.

Como aplicar a matriz GUT em etapas

Após compreender que todos os problemas terão os três elementos, chegou o momento de avaliar quais são os problemas que exigem atenção imediata. Para tanto será preciso dar uma nota para cada problema.

matriz gut

Esse passo é muito simples, basta avaliar todos os problemas distribuindo para eles notas de acordo com os seguintes critérios. Você poderá fazer isso com uma planilha, ela será preenchida com notas para cada problema conforme abaixo:

Gravidade
1. Sem gravidade.
2. Pouca gravidade.
3. Grave.
4. Muito grave.
5. Extremamente grave.

Urgência
1. Pode esperar.
2. Pouco urgente.
3. Urgente, merece atenção no curto prazo.
4. Muito urgente.
5. Necessidade de ação imediata.

Tendência
1. Não irá mudar.
2. Irá piorar no longo prazo.
3. Irá piorar a médio prazo.
4. Irá piorar a curto prazo.
5. Irá piorar rapidamente ou imediatamente.

Distribuídas as notas você irá fazer a multiplicação dos três fatores (G x U x T), desse modo os problemas mais importantes terão pontuações próximas ao 125 e os menos importantes poderão chegar até 1.

Como a matriz GUT se relaciona com outras ferramentas de gerenciamento

Perceba que a matriz GUT funciona para hierarquizar o problema, mas ela apresenta poucas dicas na resolução. Entretanto, é possível fazer combinações e desenvolver estratégias poderosas que serão auxiliares incríveis na solução de todos os problemas da sua empresa.

Combinando com o Diagrama de Pareto

A teoria de Pareto serve para demonstrar como grande parte dos resultados surge de uma pequena parcela das ações, daí também o nome de regra 80/20, pois diz que cerca de 80% dos resultados surgem de 20% das ações.
Aliando o diagrama de Pareto com a matriz GUT é possível encontrar as ações que mais gerar resultados e hierarquizar a resolução dos problemas com foco em atitudes que trarão maior impacto para o dia a dia das empresas.

O diagrama Ishikawa

Desenvolvido na década de 40, o diagrama Ishikawa (também chamado de diagrama espinha de peixe) é um método muito utilizado na resolução de problemas por elencar causa e efeito.
Partindo de um fenômeno você irá elencar todos os possíveis fatores que levaram até o resultado, em busca da causa raiz.

Este método é um excelente auxiliar para a Matriz GUT pois com o método Ishikawa você será capaz de compreender as causas que estão por trás dos problemas hierarquizados com a matriz.
Clique aqui e conheça a Planilha de Diagrama Ishikawa e tenha todas as funções para desvendar as causas dos problemas da sua empresa hoje mesmo.

A Matriz GUT aliada com o ciclo PDCA

O ciclo PDCA lida com evolução e atualização de processos, seu nome vem do inglês Plan, Do, Check e Act, ou seja, planejar, fazer, checar e agir. Atente-se para o nome “ciclo”, pois parte-se do princípio que um processo sempre pode ser atualizado e melhorado.
Ele é excelente per ser utilizando em conjunto com a matriz GUT pois apresenta recursos em busca de melhorias dos processos, diminuindo a incidência dos problemas.

Clique aqui, conheça a planilha de Ciclo PDCA e coloque ela em ação hoje mesmo, analisando profundamente todos os processos da sua empresa.

A técnica 5W2H

Essa é sem dúvidas uma das melhores companheiras para a matriz GUT. A técnica 5W2H consiste em responder 7 perguntas para desmembrar uma tarefa até os seus níveis mais básicos.
Pode ser aplicada em qualquer tarefa, basta que você responda: O que? Por quê? Onde? Quando? Quem? Como? Quanto? (do inglês What, Why, Where, When, Who, How, How Much, daí o nome 5W2H).

Então, após hierarquizar os problemas com a matriz GUT basta colocar a resolução dentro da lógica da técnica 5W2H. O que precisa ser feito? Por quê? Onde? Quando será feito? Quem é o responsável pela execução? Como será feito? Quanto vai custar?
Conheça a Planilha 5W2H e tenha uma ferramenta poderosa para facilitar a execução de todas as tarefas da sua empresa. Desenvolvida em duas versões: uma online e uma offline, prática e versátil, será uma ótima auxiliar da matriz GUT. Escolha a opção da sua preferência e baixe agora mesmo um modelo de demonstração.

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Análise SWOT

E por fim a planilha de matriz GUT também pode ser combinada com a análise SWOT. Esta técnica, que já é um verdadeiro clássico no meio empresarial, serve para a tomada de decisões da empresa de acordo com 4 elementos:

  • As forças (Strengths).
  • As fraquezas (Weaknesses).
  • Oportunidades (Opportunities).
  • Ameaças (Threats).

Em português ela também é conhecida como matriz FOFA. Ótima para que o empresário tenha informações valiosas sobre a empresa e também sobre o ecossistema em que o seu negócio está localizado.
Clique aqui conheça todas a funções que a Planilha Análise SWOT tem, baixe um modelo demonstrativo e veja como ela será um importante auxiliar nas tomadas de decisão da sua empresa.

Implemente a Matriz GUT no seu escritório

Clique aqui e conheça também a planilha Matriz GUT, com ela você será capaz de criar um ranking com todos os problemas da sua empresa, concentrando os esforços nas ações mais urgentes e garantindo que os recursos da empresa sejam direcionados para os pontos críticos do dia a dia.

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