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Controle de Contas a Receber: Aprenda a fazer e organize suas finanças

Criar uma planilha de controle de contas a receber é uma boa alternativa para garantir a credibilidade das informações referentes aos pagamentos, aumentar eficiência do setor financeiro e ainda ganhar previsibilidade sobre as entradas de dinheiro na empresa.

Organize o fluxo de caixa com o auxílio dessa solução simples, porém muito eficaz. Com uma planilha de controle de contas a receber você irá facilitar os processos do setor financeiro e obter melhores resultados no gerenciamento de contas da sua empresa.
Trazemos informações sobre contas a receber para te apoiar na transformação do conhecimento em resultados para seu negócio.

Centralize as informações das contas a receber

Normalmente, graças ao tamanho reduzido, empresas pequenas têm dificuldade em deixar um setor inteiro responsável pelos recebimentos, cobranças, negociações com inadimplentes, e a atualização dos valores recebidos.

Se esse for o caso da sua empresa, há duas soluções para agilizar os processos:

  • Manter uma cópia dos registros de todas as vendas efetuadas dentro de um período (esse registro pode ser digital).
  • Manter uma tabela de contas a receber sempre bem atualizada, contendo as informações mais importantes referentes às vendas feitas nos últimos meses.

Como elaborar uma planilha de contas a receber

Não há um método único para elaborar uma planilha de controle de contas a receber. Você pode criar uma manualmente, usando até mesmo um caderno de registros, ou optar por uma versão de planilha Excel.
De todo modo, a escolha do formato tem extrema importância para a sua empresa. Uma vez que é fundamental ter fácil acesso à planilha, já que ela receberá atualizações constantes. Imaginando que a sua empresa faça vendas todos os dias fica evidente que a planilha terá que ser atualizada no mesmo ritmo, ou seja, diariamente.

Sendo assim, escolher um modelo manual pode representar um risco, pois o caderno pode ser perdido, ou então as anotações e atualizações acabarem confusas. Até mesmo acontecer de um colaborador não conseguir interpretar a letra de outra pessoa.
O melhor é optar por uma versão eletrônica, nós apresentaremos como elaborar uma adiante.

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Quais são as informações mais importantes para o controle de contas a receber

Para manter um registro seguro as informações mais relevantes que você deverá inserir na sua planilha de contas a receber são:

  • Data prevista para os recebimentos.
  • Condições de pagamento e financiamento.
  • Nome do cliente.
  • Telefone do cliente.
  • Data da compra.
  • Nome do vendedor.
  • Valor a ser recebido.
  • Condições especiais e promoções (quando houver).

O ideal é que o modelo de planilha também contenha um espaço para anotações e observações. Esse local será importante para que o vendedor possa registrar informações que são excepcionais para as vendas.

controle de contas a receber - receitas
Exemplo de Registro das Receitas – Contas a Receber

Quais são as vantagens de manter uma planilha de contas a receber

Quando bem elaborada, esse controle financeiro empresarial irá aumentar a produtividade do setor. Uma planilha também diminui significativamente o retrabalho, já que as informações são registradas de maneira eficiente. A solução também aumenta o tempo livre dos responsáveis pelo controle das contas, assim eles poderão se dedicar às tarefas como elaboração de estratégias ou reconhecimento de falhas.

Tem mais, a empresa ganha muito em confiança das informações, credibilidade dos registros e até mesmo transparência dos valores de entrada.
Somando todas essas qualidades é possível afirmar que com uma planilha de controle de contas a receber sempre atualizada e funcional a sua empresa terá em mãos maior previsibilidade financeira. Com ela você saberá quanto a sua empresa irá lucrar, qual é o período esperado para esse valor e quanto você poderá investir.

A planilha de contas a receber facilita a negociação com os devedores

Organizando todas as informações o seu setor de cobranças (que pode ser você) terá condições de negociar melhor os pagamentos com os clientes inadimplentes. Registrar os acordos e controlar as datas de contato torna muito mais simples fazer uma cobrança.

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Dicas para diminuir a inadimplência

Aqui vão algumas dicas para evitar que a sua empresa tenha problemas com inadimplência:

  • Conheça a situação dos clientes: tenha em mãos um histórico das negociações com o cliente, isso irá facilitar o encontro de uma solução que seja interessante para as duas partes.
  • Facilite o pagamento: ofereça descontos e vantagens para quem efetuar o pagamento antes de um prazo, por exemplo.
  • Tenha uma lista de clientes “incertos”: manter um registro das vendas também irá munir seus colaboradores de informações sobre os clientes que são mal pagadores.
  • Emita cobranças no tempo certo: o timing de uma cobrança é importante, saber quais são as melhores datas para os seus clientes é uma ótima estratégia para diminuir o risco de inadimplência.

Organize o recebimento das contas com uma planilha de controle financeiro Excel

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Controle o fluxo de caixa e ganhe tempo nos processos financeiros da sua empresa

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Controle o fluxo de caixa, ganhando previsibilidade sobre os gastos e os ganhos da empresa, garantindo que a sua empresa saiba o momento exato de investir e de poupar recursos. As principais funções da planilha Excel são:

  • Faça o registro das contas: informando data, valor, descrição, classificação, forma de pagamento e status.
  • Controle de gastos mensais fluxo de caixa: obtenha as informações por meio de gráficos que auxiliam a visualização e a compreensão dos dados.
  • Classifique contas de acordo com planos específicos: de modo a facilitar o registro das contas com a planilha você poderá classifica-las em planos específicos, poupando tempo no momento de registrar as informações.

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