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CONTAS A PAGAR: 5 dicas para controle de contas sempre em dia + planilha grátis

Registrar todas as movimentações financeiras e analisar os seus resultados pode te ajudar a entender melhor o seu negócio e elaborar estratégias para o seu controle de contas a pagar em excel

 

Fornecedores, aluguel, folha de pagamento, impostos, contas, parcelas de empréstimos… A lista de contas a pagar é longa e vai além. Esse é o conjunto das obrigações assumidas por uma empresa e que no fluxo de caixa representam o dinheiro devido a terceiros.

Ter que lidar com tantas informações e prazos diferentes pode se mostrar um verdadeiro desafio entre empreendedores que estão na fase de estruturar o seu negócio de forma mais organizada e profissional.

Deixar de quitar suas dívidas ou perder o prazo pode gerar valores extras pelos atrasos, como multas e incidência de juros, além de comprometer a sua reputação no mercado. Não importa o motivo, ninguém quer ter a sua empresa conhecida por não quitar devidamente com as suas obrigações, certo?

Confira a seguir algumas dicas que podem te ajudar a implementar e manter no seu negócio um controle financeiro mais eficaz usando uma planilha de contas a pagar em excel.

 

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Modelo de contas a pagar para controle financeiro

 

1. Defina os responsáveis

Quanto maior e mais complexo for o seu negócio, mais complexas ficam também as movimentações do seu caixa e a dinâmica das suas contas. Seja qual for o tamanho da sua empresa, é importante que exista uma pessoa ou uma equipe designada para dar atenção especial às contas a pagar.

Se possui uma pequena empresa, esse responsável provavelmente será você mesmo. Em uma empresa estruturada e de maior porte, esse papel geralmente é do gerente financeiro, que responde pelas contas e, se for o caso, pelo time de profissionais responsáveis pelos pagamentos.

De qualquer forma, os compromissos que o seu negócio assumiu devem ser acompanhados com atenção e ter um profissional dedicado a essa função te dá mais controle e segurança.

 

Planilha Fluxo de caixa realizado, contas a pagar e receber

 

2. Registre tudo

O responsável pelas suas contas a pagar deve estabelecer uma rotina em que absolutamente todas as movimentações financeiras da empresa sejam registradas e um sistema. Isso facilitará muito a organização de todas essas informações. Você pode optar por fazer o controle de contas a pagar em excel.

O sistema escolhido deve reunir todas as obrigações que devem ser pagas. É importante que nenhuma conta fique de fora, mas é também preciso garantir que não haja despesas indevidas – uma conta referente a um pedido a um fornecedor que não chegou a ser entregue, por exemplo.
Essa atenção também deve fazer parte da rotina da gestão de contas a pagar.

 

3. Entenda o seu fluxo de caixa

Com as movimentações do seu caixa registradas de forma organizada no sistema, você tem mais informações para compreender o seu fluxo de caixa e tomar decisões a partir de fatos e números.

A análise do seu fluxo de caixa pode revelar que, devido à natureza do seu negócio, a maior parte dos recursos entra na empresa em determinada época do mês ou mesmo do ano.

Essa informação será preciosa para a sua gestão! Entender a dinâmica do seu caixa e quando há maior e menor disponibilidade de recursos ajuda a organizar as pendências e programar o seu pagamento.

Clique aqui e saiba o que é o fluxo de caixa

 

4. Elabore uma programação e evite descumpri-la

Quando você entender melhor como o caixa do seu negócio se comporta, pode elaborar estratégias para otimizar a gestão de suas contas a pagar. Esta gestão, você já deve ter percebido, envolve muito mais do que simplesmente pagar boletos e arquivar comprovantes.

Fazer pagamentos com antecedência pode gerar descontos, além de uma boa relação com o seu fornecedor, por exemplo. Saber com antecedência que não há previsão de dinheiro em caixa para quitar uma dívida também permite que você renegocie o pagamento antes que seja tarde demais.

Elabore uma programação, defina prioridades e procure não descumprir os prazos que você estabelecer: evite que uma conta pequena agora se torne um transtorno maior no futuro.

 

5. Revise os pagamentos e sua gestão

Estabelecer uma estrutura e uma rotina é importante, assim como repensá-las com alguma frequência. Aposte no que já se provou ser eficaz, mas não deixe de aprender com os erros: se alguma conta ficou sem pagamento, resolva o problema, mas também procure entender os motivos.

Tenha sempre em mente que falta de recursos e falta de organização são problemas bastante diferentes e faça seu controle de contas com a importância devida, como uma área estratégica que pode trazer grandes vantagens competitivas.

 

Planilha Fluxo de caixa realizado, contas a pagar e receber

 

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DICA 1:  Gerencie suas contas a pagar em excel com uma planilha grátis

Com esta planilha você não perde de vista a relação de contas pagas, vencidas ou com vencimentos futuros, além de registrar informações como data, valor, nome fornecedor e status, você poderá usar filtros para visualizar o relatório detalhado. Clique e confira a planilha grátis de contas a pagar em excel.

 

 

DICA 2: Conheça como administrar suas contas a receber

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DICA 4: Facilite o registro e fechamento de caixa diário

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Conheça mais dicas de contas a pagar acessando o artigo do SEBRAE

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