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Diagnóstico empresarial: Aprenda como fazer com um modelo pronto

O diagnóstico empresarial é a tarefa de colocar uma empresa sob análise. A melhor analogia seria dizer que ao fazer esse diagnóstico você estará colocando a sua empresa em um microscópio e avaliando em detalhes elementos que fogem aos olhos no dia a dia.
Muitos gestores confundem o diagnóstico empresarial com a Planilha de Diagnóstico Empresarial SEBRAE. Um serviço oferecido pelo SEBRAE, mas que leva tempo para ser feito.
Saiba que você mesmo pode fazer o diagnóstico empresarial da sua organização utilizando, entre outras ferramentas, planilhas para consultores, como a Análise SWOT, o Canvas modelo de negócio, o Ciclo PDCA, Plano de ação 5W2H entre outras.

Neste post trazemos informações sobre diagnóstico empresarial para te apoiar na transformação do conhecimento em resultados para seu negócio.

1º passo do diagnóstico empresarial: Colete informações

Todo diagnóstico empresarial eficaz começa com a reunião das informações sobre as diferentes áreas da empresa. Nessa etapa o objetivo é descobrir o que está acontecendo dentro dos setores. finanças, marketing, vendas, recursos humanos, logística, processos etc.
É muito importante coletar o máximo de informações possíveis referentes aos setores, aos serviços e às atividades da organização. A lógica é proporcional, quanto mais dados forem trabalhados, mais confiáveis serão os resultados.

Os melhores métodos de coleta para essa etapa são:

  • Entrevistas;
  • Relatórios;
  • Observação de campo.

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Entrevistas

Feita em todos os níveis, desde os gestores passando pelos supervisores e abordando até os demais colaboradores. O objetivo das entrevistas é desenhar um panorama dos setores, sendo assim, é importante criar um roteiro de perguntas coerente para cada departamento.

Relatórios

Há também a estratégia de elaborar relatórios periódicos para as áreas da empresa. Esses documentos normalmente são preenchidos pela gerência e contêm informações relevantes sobre os processos internos e os resultados obtidos.

Observação de campo

A observação de campo é o ato de estar presente no ambiente de trabalho de modo a vivenciar a rotina dos colaboradores. O responsável pela observação deverá fazer anotações sobre como os funcionários operam, como os procedimentos acontecem e quais são as principais dificuldades.
Dica: a observação de campo só terá eficácia se o responsável pelas anotações atuar de modo que não interfira nas atividades.

2º Passo: Faça a análise dos dados coletados

É o momento de organizar e analisar as informações coletadas. Uma boa dica é fazer uso de planilhas, gráficos, mapas, tabelas, enfim. Quanto maior o número de recursos visuais, mais fácil será a análise dos dados.
Esse é o seu principal objetivo nesse passo: disponibilizar os dados de um modo que a análise seja priorizada. Separe as situações e problemas em categorias. Outra boa prática é estabelecer prioridades.

Para facilitar a compreensão dos dados você pode fazer uso de ferramentas de análise, as mais indicadas são:

Análise SWOT

Uma das melhores ferramentas para a administração de empresas. A análise SWOT mostrará, no decorrer do diagnóstico organizacional, quais são as forças, as fraquezas, as oportunidades e as ameaças vividas por um empreendimento.

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Perguntas do Modelo Matriz SWOT


Canvas

Também chamado de Business Model Canvas, trata-se de uma ferramenta de gerenciamento estratégico ideal para esboçar por meio de uma apresentação visual quais são os elementos do modelo de negócios da empresa.

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Perguntas do Canvas Modelo de Negócio


Plano de ação 5W2H

A 5W2H é uma ferramenta muito mais prática para questões pontuais. Por meio de 7 questões é possível encontrar as respostas para diversas tarefas do dia a dia.

exemplo plano de ação 5w2h - diagnóstico empresarial - administração de empresas
Exemplo preenchido de 5W2H – Abertura de novo departamento


Ciclo PDCA

Por fim, o Ciclo PDCA é uma estratégia interativa de gestão baseada em quatro etapas. Desenvolvida para ser utilizada no controle e na melhoria contínua dos processos. Suas etapas são: Planejamento, desenvolvimento, checagem, atualização.

etapas do ciclo pdca - administração de empresas
Fluxograma com etapas do ciclo PDCA

3º passo: Identifique os problemas

Com a análise das informações concluída já é possível estabelecer quais são os principais problemas de um setor, de um produto, de um serviço ou da organização como um todo.
No terceiro passo é quando surge o que podemos chamar de diagnóstico da situação atual de uma empresa. Ou seja, as informações coletadas mostrarão, após análise, quais são os pontos deficientes e os gargalos da organização.

4º passo: Elabore a intervenção necessária

Repare que os processos seguem uma ordem lógica de diagnóstico e intervenção empresarial. O que é importante quando queremos aumentar a efetividade dos esforços, sem incorrer em desperdício de recursos, o que potencializa a administração do capital de giro.

Algo crucial, sobretudo na administração de pequenas empresas.
O último passo consiste em, após a análise, decidir quais serão as modificações necessárias na empresa.

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Exemplo de diagnóstico empresarial

Vamos trazer um exemplo de diagnóstico empresarial para facilitar a visualização de todas as etapas.
A Nitech é uma pequena empresa de aplicativos que tem cerca de 6 meses de existência. Seus idealizadores começaram lançando soluções voltadas para o universo fitness, mas enfrentam problemas de produtividade e engajamento. A equipe de Arte está sempre com trabalho acumulado, o que tem afetado as relações internas.

1º passo: coletar informações, entrevista

Os responsáveis pela Nitech desenvolveram uma série de questionários que serão respondidos pelos 4 setores, são eles: Programação, Arte, Atendimento e Gerência.

2º passo: análise dos dados

Após coletar todas as informações os gestores organizaram os dados em uma planilha especialmente desenvolvida para essa função (falaremos dela ao final desse artigo). Nessa etapa o objetivo consiste em descobrir quais são as principais dificuldades.

3º passo: Identificação dos problemas

Observando as respostas os gestores descobriram que há um desentendimento entre a equipe de Programação e a equipe de Arte. Observou-se que os cronogramas estavam desalinhados, de forma que a equipe de Arte passa muito tempo esperando um código desenvolvido pela outra equipe antes de poder trabalhar sobre ele.
Essa ociosidade se transforma em horas extras, pois quando a equipe de Programação finalmente entrega a sua etapa do trabalho os responsáveis pela parte visual precisam correr para entregar o aplicativo no tempo correto.

4º passo: Intervenção

Avaliando a planilha de diagnóstico organizacional os gestores decidiram ampliar a equipe de Programação, contratando freelancers para projetos pontuais maiores. Isso acelerou o processo e racionalizou a distribuição de trabalho ao longo do projeto. Eliminado as horas extras da equipe de arte.

Perceba que essa solução não seria a mais óbvia. Uma análise descuidada faria os gestores contratarem mais profissionais para a equipe de Arte, uma vez que esse setor apresentou trabalho acumulado.
Claro que nenhum problema terá o seu diagnóstico empresarial pronto, contudo, utilizando alguns recursos e ferramentas é possível identificar problemas e obter resultados de forma mais rápida e sistematizada.

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Clique aqui e conheça a Planilha de Diagnóstico Empresarial, com ela você será capaz de colocar em prática todas as etapas apresentadas neste artigo. Racionalizando a coleta de informações, facilitando a gestão de pessoas e elaborar um check list de soluções após o diagnóstico empresarial muito mais agilidade.

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