O Método Kaizen é um dos principais responsáveis pela superação japonesa após a Segunda Guerra Mundial. O país estava devastado nas frentes sociais, psicológicas e financeiras. Com a aplicação do Kaizen baseado nos 5S hoje o Japão é uma nação rica e em crescimento.

Neste post trazemos informações sobre Método Kaizen e como implementar os 5S na sua empresa para te apoiar na transformação do conhecimento em resultados para seu negócio.

Conceito do método Kaizen

Desenvolvido no Japão após a Segunda Guerra Mundial o Kaizen (metodologia) começou como uma filosofia para a gerência de projetos. O principal fator do método é a adoção de uma política de evolução pequena, porém de forma contínua.
Os responsáveis pela elaboração e pela implementação do método Kaizen sempre defenderam que toda grande mudança para o futuro necessita de pequenos passos hoje. Crescer um pouquinho por dia, evoluir um passo de cada vez.

Ou seja, quando falamos do Método Kaizen estamos falando na verdade de duas coisas:

• A filosofia em si, uma maneira de abordar a vida e os desafios;
• A prática do Kaizen, métodos e formas de aplicar as resoluções estabelecidas na filosofia.

Para aplicar o Método Kaizen na sua empresa você precisa primeiro compreender o que são os 5S nas empresas.

Qual é o conceito do programa 5S

5S é um programa voltado para a gestão de qualidade. Ele faz uso de 5 princípios que visam uma melhora contínua em todos os setores da empresa: processos internos, atendimento, produtos, retenção de talentos, etc.

Desenvolvido no Japão, o programa 5S rapidamente ganhou espaço nos setores de Recursos Humanos ao redor do mundo, por ser uma prática que diminui custos e elimina completamente os desperdícios de recursos e energias.
O nome 5S vem de 5 Sensos encontrados pelos idealizadores japoneses, sensos que são primordiais para o bom funcionamento de um ambiente de trabalho.

Quais são os 5 sensos

Chamados de sensos pois atuam como guias, mas que requerem dos utilizadores sensibilidades para captar as nuances de cada um. Os 5 sensos são:

• Seiri, o senso da utilização;
• Seiton, o senso da organização;
• Seiso, o senso da limpeza;
• Seiktsu, o senso da padronização;
• Shitsuke, o senso da disciplina.

Apenas pelos nomes dos 5 sensos já é possível observar como a filosofia Kaizen está profundamente enraizada nos métodos de trabalho de muitos países Asiáticos. Não há dúvidas de que o Japão se destaca quando falamos sobre organização, limpeza, padronização, disciplina e boa utilização dos seus recursos.

A Melhoria de Processos também leva o nome de BPM de processos (Business Process Improvement). Os processos BPM visam, justamente, melhorias graduais. Mais do que grandes saltos, são mudanças pequenas e constantes.
Esse comportamento de melhoria gradual, quando implementado no longo prazo, acaba se tornando parte importante da cultura da empresa. Até o ponto em que todos os colaboradores estejam alinhados com os mesmos hábitos e objetivos.

Como aplicar o Método Kaizen na sua empresa

O Método Kaizen faz uso dos 5S para ter sucesso em sua utilização. Sua aplicação também pode ser dividida em 5 etapas, sendo que em cada processo de negócio há um foco maior em cada um dos sensos.

Incorpore o Seiri (utilização)

Na primeira etapa toda a equipe será responsável por tornar o ambiente de trabalho o mais limpo e útil possível. Eliminando distrações e combatendo até mesmo a poluição visual.

Dica: classifique as ferramentas e os objetos de trabalho de acordo com a frequência de utilização.

Incorpore o Seiton (organização)

Note que o segundo passo é um desdobramento do primeiro, o conceito chave é o minimalismo, a simplificação.

Dica: após separar os objetos na primeira etapa, guarda os menos utilizados em outro local, garantindo que o ambiente de trabalho tenha apenas as ferramentas estritamente necessárias.

Incorpore o Seiso (limpeza)

Lembra quando na Copa do Mundo de 2014 os japoneses limpavam as arquibancadas após cada jogo? Esse é Seiso em ação. Cada trabalhador é responsável pela limpeza do seu ambiente de trabalho.

Dica: faça a equipe compreender que um ambiente limpo traz vantagens para todos. Há mais, a Metodologia Kaizen dita que, se algo pode ser melhorado hoje, ele deve ser melhorado hoje. Portanto, a limpeza deve ser efetuada em todo final de expediente, não no dia seguinte.

Incorpore o Seiktsu (padronização)

A padronização evita o improviso o que por sua vez representa uma diminuição nos gastos ou nos desperdícios. Se um processo funciona, ele deve ser aplicado e aprimorado, jamais descartado.

Dica: crie manuais e defina quem são os responsáveis por garantir a padronização dos seus processos internos. Um bom modo de fazer isso é dividir os processos mais complexos em etapas ou partes complementares.

Incorpore o Shitsuke (disciplina)

Após colocar todos os outros sensos em ação vocês deverão garantir que a prática seja consistente até que se torne um hábito. E aqui usamos o termo “vocês” de propósito, pois o Método Kaizen traz a responsabilidade pelo sucesso de uma empresa para todos.
A construção é coletiva e todos devem estar alinhados.

Dica: continue a implementação de todos os processos, a limpeza deve ser constante, a separação das ferramentas precisa ter data certa para acontecer. A disciplina requer decisões ativas, conscientes, até que todas as ações se tornem hábitos.

Mandamentos do Método Kaizen

Esses são os alicerces do método, aquilo para qual a aplicação do Kaizen se propõe. São eles:

• Eliminação do desperdício; melhorias graduais são necessárias para que se possa fazer mais com menos;
• Envolvimento de todos; todas as pessoas de uma empresa são responsáveis por todos os resultados, cada um contribuindo com um pequeno fato do todo;
• Estratégias de baixo custo; por ser um método criado em um momento tão problemático da história, seu objetivo é trazer mais resultados com menos investimentos;
• Gestão transparente; processos, valores, problemas e desperdícios, tudo precisa estar claro para todos.

Baixe a planilha do método Kaizen

Clique aqui e faça o download da planilha de método Kaizen. Com ela você fará o cadastro dos funcionários, o lançamento das informações associadas aos 5 Sensos, e também poderá gerar relatórios e fazer uma auditoria periódica de como está o desenvolvimento da sua empresa.

Tenha essa ferramenta eficiente para colocar em prática a metodologia 5S de melhoria contínua na sua empresa, importantíssima para o gerenciamento de processos do seu negócio.