Kanban Flow é o nome dado ao estado de produtividade máxima, quando uma equipe é capaz de entregar muito e produzir de modo cíclico e sem desperdício de energia. E o método Kanban é uma das melhores técnicas para atingir esse estado de produtividade.

Desenvolvido por uma gigante do mercado automobilístico, o método Kanban foi introduzido em outros setores e hoje é usado até mesmo para projetos pessoais.
Aprenda agora como utilizar o Kanban, na sua vida pessoal ou na sua empresa.

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O que é método Kanban?

Kanban Flow, ou apenas Kanban, é um método de gestão de projetos desenvolvido pela equipe da Toyota em 1960. Graças à sua transparência e ao seu aspecto cíclico, essa técnica gera alta produtividade para as equipes.
Sua aplicação também leva o nome de metodologia JIT (just in time), por ser um sistema de administração produtiva que organiza uma grande tarefa em etapas claras e específicas para todos os envolvidos, gerando um fluxo de trabalho contínuo.

Desse modo, o Kanban torna mais fácil o trabalho das equipes que precisam somar tarefas para desenvolver um produto em comum – como construir automóveis, ou desenvolver um software.
Entretanto, a eficiência do Kanban também foi incorporada por times menores e pode ser utilizada até mesmo para metas pessoais, já que significado e conceito estão associados ao método, não ao tamanho da corporação.

Como funciona o método Kanban Flow

O Kanban é uma metodologia visual, ou seja, ela organiza as informações de forma resumida e de fácil assimilação. Sendo assim, seus elementos principais são:

• O Quadro Kanban: onde estarão todas etapas do processo e local onde os cartão são movimentados;
• Os Cartões Kanban: onde estarão designadas cada tarefa a ser executada.

Essas ferramentas podem ser desenvolvidas online, em sites e aplicativos, como o Trello. Ou por meio de planilhas Excel.

Como criar um quadro Kanban: exemplo de uso

O quadro Kanban é dividido em colunas, onde cada uma representa o estágio de um processo. Os exemplos de nomes mais comuns para cada etapa são:

• Backlog: onde a lista de tarefas estarão alocadas em cartões individuais;
• Elaboração: espaço para que os cartões do Backlog sejam aprofundados, caso as tarefas requeiram pesquisa ou preparamento prévio antes de passarem para a próxima etapa;
• A Fazer: espaço para os cartões das tarefas prontas para serem iniciadas;
• Em andamento: espaço para as tarefas que foram iniciadas, porém não concluídas;
• Revisão/Teste: último estágio antes da entrega final, ou estágio de revisão após entrega;
• Feito: espaço para todas as tarefas finalizadas e já revisadas.

Essa estrutura com 6 colunas pode ser modificada conforme a necessidade da empresa.

Por exemplo: um escritório de design pode elaborar o Kanban da seguinte maneira:

• Contato recebido e visita técnica marcada;
• Visita técnica efetuada e levantamento feito;
• Pré-orçamento desenvolvido;
• Pré-projeto desenvolvido;
• Orçamentos e projetos apresentados;
• Orçamentos e projetos para revisão;
• Projetos para execução.

Esse seria um exemplo de Kanban para o time de vendas. Já a equipe de campo teria o seu próprio quadro com etapas e processos típicos do setor, como: recebimento do material, instalação dos equipamentos, etc.

Tipos de métodos ágeis: Kanban x Scrum

O Kanban está entre os métodos ágeis e a sua principal função é garantir que o time se mantenha em estado de Flow (fluxo contínuo de atividades), evitando gargalos ou processos interrompidos.
Dentre as metodologias ágeis nós também encontramos o SCRUM, um método de aplicação rápida que tem como principal característica os feedbacks em tempo real.

As principais diferenças entre as duas metodologias são:

• Frequência: o Scrum trabalha com Sprints regulares, já o Kanban trabalha com um fluxo contínuo;
• Entrega: no Scrum a entrega acontece no final de cada Sprint, no Kanban ela é contínua;
• Funções: o Scrum separa o time em hierarquias, não há funções específicas para o Kanban;
• Métricas: O Scrum trabalha com velocidade, o Kanban lida com “Tempo de espera”, “Tempo de ciclo” e “WIP”.

Explicando as métricas do Kanban

Como dissemos, existem três métricas principais no Kanban: Tempo de espera, Tempo de ciclo e WIP.

• Tempo de espera: o tempo em que um cartão fica estacionado no mesmo processo;
• Tempo de ciclo: o tempo total para que um cartão alcance o status de “finalizado”
• WIP: Work in Progress, o número máximo de tarefas no quadro do Kanban. O ideal é que o número de tarefas esteja limitado, para evitar gargalos e garantir o desempenho da equipe.

Unir métodos: Kanban e 5W2H

O método Kanban é excelente para organizar etapas, mas ele apresenta algumas limitações quando pensamos em micro dividir processos. Sendo assim, aconselhamos que você faça a junção do Kanban com o método 5W2H.

5W2H é uma forma de dividir tarefas em seus elementos mais básicos, apenas respondendo 7 perguntas:

• Quem (Who)?
• O que (What)?
• Quando (When)?
• Onde (Where)?
• Por que (Why)?
• Como (How)?
• Quanto vai custar (How much)?

Por exemplo: a tarefa “reformar a sala de reuniões” surgiu no quadro Kanban como “Em desenvolvimento”, para executá-la basta aplicar a técnica 5W2H. Respondendo:

Tarefa: pintar a sala de reuniões. Quem? Arthur, pintor. O quê? A sala de reuniões. Quando? na tarde de domingo. Onde? sala do 2º andar. Por quê? A pintura antiga está descascada. Como? Usando materiais do estoque. Quanto vai custar? Apenas o custo interno do estoque e as horas extras do profissional.

Assim, é possível detalhar as tarefas registradas nos cartões do Kanban e acelerar ainda mais o processo.

Kanban flow no Trello

Trello é um aplicativo para celular que também conta com site e recursos para diversos dispositivos móveis. A sua aplicação se baseia inteiramente no método Kanban, com diversas outras funcionalidades.
A grande vantagem de utilizar o Trello é que uma equipe pode atualizar o Kanban em tempo real e os outros membros de um processo receberão mensagens avisando do desenvolvimento de uma tarefa.
Por exemplo, se um profissional é responsável apenas pelas revisões, ele será avisado sempre que um cartão for posicionado na sua etapa. O aplicativo também dá a oportunidade para que os membros conversem entre si e possam trocar referências ou tirar dúvidas sobre diversas etapas do desenvolvimento.

Lean Kanban

Esta é uma outra metodologia específica, chamada de Lean Kanban Board, definida como:

“Metodologia que tem o objetivo de evitar tanto a falta como o excesso de produção, evidenciar problemas e definir o que deve ser feito, sem que seja necessária a orientação de superiores ou de um planejamento de controle da produção.”

Alcance os melhores resultados com o método Kanban Flow

Estado de Flow é quando um projeto flui sem esforço. Só possível com organização e comprometimento de todos os envolvidos. Todas as empresas são capazes de entrar em estado de Flow, basta uma organização séria. Aprenda tudo sobre o método Kanban e coloque a sua empresa junto das mais produtivas do mercado. Elimine processos emperrados e garanta que a equipe possa trabalhar em sintonia.
O método Kanban pode ser utilizado por equipes de todos os tamanhos, você pode até aplicá-lo nas suas metas pessoais. Mude a forma como você trabalha agora mesmo.