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Aprenda como fazer o fechamento de Caixa diário de forma simples

O fechamento de caixa existe para manter o fluxo financeiro da sua empresa sob controle. Aumenta a clareza das informações sobre as entradas e as saídas de valores, agiliza os processos internos e diminui o tempo gasto com a gestão do caixa.
Neste post trazemos informações sobre fechamento de caixa para te apoiar na transformação do conhecimento em resultados para seu negócio.

Pense na seguinte situação:

O fim do dia chegou, estão apagando as luzes da empresa e a sua equipe segue desligando os computadores. Nesse cenário, você se sentou para contar o dinheiro que tem no caixa, ali três situações podem ocorrer:

  • Há menos do que o esperado – tão comum e ao mesmo tempo tão danoso.
  • Há mais do que o esperado – raro e apesar do contrassenso não representa uma boa notícia.
  • Há o valor correto – sinal claro de uma ótima organização.

Caso o primeiro ou o segundo exemplo ocorram você precisará conversar com os seus colaboradores sobre o erro de cálculo e as respostas serão as mais diversas: “talvez um troco tenha ido errado, talvez um cliente tenha feito um pagamento extra e não percebemos, chefe! Você tirou dinheiro no horário do almoço para ir naquela reunião, lembra? Olha, eu não sei o que aconteceu.”
Pode parecer brincadeira, mas parte das dificuldades enfrentadas por empresas está em ter um controle financeiro eficiente. Essa questão é ainda mais latente em empresas médias ou pequenas, pois nelas é difícil que os donos compreendam qual é o dinheiro do caixa e sempre estão retirando valores “emprestados” da soma para os mais diversos fins.

O fechamento de caixa diário resolve estes problemas e ajuda a empresa a manter sua vida financeira organizada.

Como funciona o fechamento de caixa diário

De forma simples: o fechamento de caixa diário é a soma de todas as receitas do dia subtraída pela soma de todas as despesas do dia. Esse valor deverá ser exatamente o mesmo que o valor disponível no caixa.

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Como controlar o fluxo de caixa e o fechamento de caixa da sua empresa

Vamos eliminar todas as confusões explicando estes dois termos:

  • A demonstração de Fluxo de caixa representa os valores que circulam pela sua empresa dentro de um determinado período. Ele leva esse nome de “fluxo” justamente por significar um valor não fixo, que está em constante mudança.
  • Fechamento de caixa, por outro lado, é o ato de calcular quais foram os lucros (ou as perdas) naquele determinado momento. Por exemplo, um fechamento de caixa mensal consegue saber quanto entrou e saiu em dinheiro nos últimos 30 dias. Para o artigo nós estamos propondo um fechamento diário, ou seja, um controle de saldo dentro de um dia de trabalho.

Qual é a importância de cada um e como saber qual utilizar?

O fechamento de caixa é importante para empresas que tenham grande circulação financeira em sua atividade, com entradas e saídas constantes. É o caso claro das lojas, dos restaurantes e das empresas de serviços diários.
Já o fluxo de caixa atende bem aos escritórios, sobretudo os que tenham atividades pagas em grandes prestações contratuais, como escritórios de arquitetura, por exemplo.

Se a sua empresa recebe e retira valores do caixa diariamente, então você deve começar pelo fechamento de caixa diário. Por outro lado, se as receitas e as obrigações financeiras da sua empresa são recebidas e pagas em longos intervalos de tempo, você pode fazer o controle apenas com o Fluxo de Caixa.

controle e movimento caixa diário gráfico

Como fazer o fechamento de caixa diário

O fechamento de caixa diário pode ser feito em 6 etapas.

1. Determine quem será responsável pelo fechamento:

Por se tratar de um hábito é recomendável que esse fechamento seja feito sempre por um ou dois colaboradores, não mais do que isso. Ou você pode decidir fazer o fechamento por si. O importante é que uma pessoa tenha a responsabilidade de executar esse cálculo todos os dias.

Se muitas pessoas ficarem responsáveis pela mesma tarefa e a equipe não estiver bem alinhada e comprometida, pode acontecer de “uma deixar para a outra” e o fechamento acabar esquecido.

2. Encontre o fluxo de caixa usando uma planilha de gastos:

O fluxo de caixa é o registro de todas as receitas e todas as saídas da empresa. Perceba, todas as saídas.
Se algum valor foi subtraído da empresa esse valor deve ser registrado, mesmo que seja apenas para um almoço ou algum gasto menor.

Registe todas essas informações da maneira que achar mais conveniente. Nós indicamos o uso de uma planilha de fluxo de caixa para facilitar o controle e a visualização dos dados.
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3. Faça a abertura do caixa:

A abertura do caixa é o ponto de partida do dia. Você irá registrar o valor que tem no caixa no começo da jornada de trabalho.

4. Anote todas as movimentações financeiras ao longo do dia:

Garanta que você e todos os seus colaboradores anotem todas as receitas e as despesas durante o dia.
Também é importante anexar notas fiscais para os gastos ao longo do dia, pois esses documentos serão utilizados no momento do cálculo.

5. Faça a conferência dos valores:

O quinto passo é o cálculo em si, para facilitar nós indicamos que você faça a separação de todos os valores:

  • Receitas pessoais, valores que você possa ter incluído no caixa.
  • Receitas da empresa, ganhos com a atividade fim da empresa.
  • Despesas pessoais, valores que você possa ter retirado do caixa.
  • Despesas da empresa, gastos com a manutenção dos processos da empresa.
  • Investimentos.

Com esses 5 valores separados fica mais fácil fazer o fechamento do caixa.

6. Feche o caixa:

Apesar do termo ter suas raízes em um caixa físico, quando as lojas até mesmo trancavam as gavetas das registradoras com chaves, o significado precisa ser mantido. Se o caixa da sua empresa for uma conta no banco, essa conta precisa ficar inacessível até a abertura do caixa no dia seguinte.
Fechar o caixa é o ato de garantir que os valores de entradas e saídas para aquele dia foram considerados e não serão alterados até o próximo dia de trabalho.

Dica: se há uma despesa programada, mas o caixa estará fechado na data deste valor ser debitado (vamos imaginar que a despesa está programada para uma sexta-feira de feriado), você deve considerar essa despesa no fechamento de caixa do último dia de atividade. Mesmo que o valor fique no negativo, assim saberá quanto há realmente no seu caixa.

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